Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

One Vision Marketing Management DWC-LLC
Business Center Logistics City, Dubai Aviation City
P.O. Box 390667, Dubai, U.A.E.
E-Mail: info@getoneinvoice.de

Diese Erklärung gilt für die Website getoneinvoice.de sowie für die Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung OneInvoice.

2. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Die Nutzung von OneInvoice ist ohne Angabe personenbezogener Daten über das erforderliche Maß hinaus möglich.

3. Aufruf der Website (Server-Logfiles)

Beim Aufruf unserer Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browsertyp und Betriebssystem. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und störungsfreiem Betrieb). Diese Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von OneInvoice legst du ein Konto an. Verarbeitet werden dabei E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash), Name, Firmenname sowie Zeitpunkt der Registrierung und der letzten Anmeldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Daten werden für die Dauer des Vertrags und anschließend im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Über jede neue Registrierung erhalten wir eine interne Benachrichtigungs-E-Mail (Name, E-Mail, Organisation, gebuchtes Paket) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Inhaltsdaten in der Anwendung

In OneInvoice speicherst du eigene Geschäftsdaten, insbesondere Kunden- und Kontaktdaten, Produkte und Preise, Angebote, Rechnungen, Zahlungen, Notizen und Firmendaten. Für diese Daten bist du datenschutzrechtlich verantwortlich; wir verarbeiten sie ausschließlich in deinem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO. Auf Anforderung schließen wir hierzu eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab. Der Zugriff ist technisch durch Mandantentrennung (Row-Level-Security) auf deine Organisation beschränkt.

6. Eingesetzte Dienstleister

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein. Bei Übermittlungen in Drittländer stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln bzw. Angemessenheitsbeschlüsse.

• Hosting und Auslieferung der Anwendung (Web- und Anwendungshosting, CDN)
• Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher (Supabase-basierte Cloud-Infrastruktur, EU-Region)
• E-Mail-Versand von System- und Dokumenten-E-Mails (Resend)
• KI-gestützte Texterstellung im Paket Business AI (Google-Gemini-Modelle über ein KI-Gateway)
• Abruf tagesaktueller Wechselkurse für die Währungsumrechnung

Bei den KI-Funktionen werden die von dir angestoßenen Inhalte (z. B. Dokument- und Kundendaten für einen E-Mail-Entwurf) an den KI-Dienst übermittelt. Eine Nutzung dieser Inhalte zum Training der Modelle findet nach Zusicherung der Anbieter nicht statt.

7. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung, etwa für die Anmeldesitzung, die Sprachauswahl, das gewählte Farbschema (Hell/Dunkel) und Offline-Funktionen der installierbaren App (PWA). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Tracking- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.

8. E-Mail-Versand aus der Anwendung

Versendest du Angebote, Rechnungen oder Mahnungen über OneInvoice, werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und Anhang an unseren E-Mail-Dienstleister übermittelt und dort zum Zweck der Zustellung verarbeitet. Versandprotokolle speichern wir zur Nachvollziehbarkeit im Konto.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Nach Vertragsende bleiben Kontodaten 30 Tage abrufbar und werden anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere handels- und steuerrechtlicher Art) entgegenstehen.

10. Deine Rechte

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine E-Mail an info@getoneinvoice.de. Außerdem steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

11. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS. Passwörter werden nur gehasht gespeichert. Zugriffe innerhalb der Anwendung sind durch Authentifizierung und mandantenbezogene Zugriffsregeln auf Datenbankebene abgesichert. Wir überprüfen unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn Änderungen an der Anwendung, an eingesetzten Dienstleistern oder an der Rechtslage dies erfordern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.